Gestire il tempo nell’era dello smart working

Il termine smart working è entrato nel nostro lessico da qualche mese in maniera dirompente e senza dubbio ci resterà almeno per un po’. Ciò che ci si chiede è se si tratti di un’evoluzione o di un ostacolo alle relazioni umane.

A questo proposito è interessante pensare a come a casa, al contrario di come si pensi, si finisce per lavorare di più non distinguendo più il tempo libero da quello lavorativo. I task sono più numerosi, vengono gestiti spesso senza un’adeguata organizzazione e per riuscire a conseguire gli obiettivi preposti spesso si finisce per mettersi al computer anche in orari extra-lavorativi.

gestire il proprio tempo smart working
Fonte: Unsplash

La soft skill del momento

Gestire il proprio tempo e quello del team è una soft skill essenziale, soprattutto in ambito lavorativo. Oggi la rilevanza di questa capacità è stata amplificata dal digitale e dal boom del lavoro da remoto. Ma cosa significa saper gestire il tempo? Le attività relative a questa competenza trasversale possono essere così riassunte:

  1. Stilare una scaletta chiara delle proprie skills e di quelle del team;
  2. Definire le priorità e distinguerle dal resto;
  3. Capire quali e quante cose si riescono a gestire durante la giornata e la settimana;
  4. Ottimizzare i tempi delle riunioni online o delle chiamate;
  5. Essere in grado di posticipare, delegare o eliminare.

Tutte caratteristiche da non sottovalutare né in difficoltà, né tantomeno in rilevanza. Ecco perché oggi ogni CEO, manager o dipendente deve possedere la capacità di pianificazione del tempo e delle proprie abilità, soprattutto in smart working.

Le best practices delle start up

È possibile trovare esempi di tattiche per la gestione snella del tempo non tanto nelle grandi aziende, quanto più nelle piccole o piccolissime start up. Queste, a causa delle poche risorse economiche e umane, sono costrette ad applicare tecniche di gestione del tempo più efficaci.

smart working - smarTalks
Fonte: Unsplash

Riprendendo il metodo agile e quindi la suddivisione in sprint a breve termine dei propri obiettivi e attività, riescono a organizzare nel dettaglio ogni singolo meeting, giornata, settimana fino ai macro periodi di 6/12 mesi. Il trucco è “spacchettare” ogni obiettivo e diluirlo nel tempo.

Alcune regole d’oro sono:

  • La puntualità, che nel lavoro smart è diventata al minuto;
  • La durata dei meeting non dovrebbe superare i 30 minuti e ogni riunione dovrebbe avere un focus verso le persone del team coinvolte;
  • Pochi meeting ma buoni, non serve sempre incontrarsi per risolvere una questione o prendere una decisione. Ogni tematica può avere un canale diverso per essere discussa;
  • Stabilire dei meeting fissi di mattina per delineare gli obiettivi settimanali e/0 giornalieri e altrettanti a fine giornata, più brevi, per confermare o meno il conseguimento degli obiettivi.

Il metodo Eisenhower

Parlando di gestione del tempo in ottica generale non possiamo non citare il metodo Eisenhower. Dwight D. Eisenhower è stato, oltre che presidente degli USA, comandante delle truppe alleate in Europa nella Seconda Guerra Mondiale, ideando e dirigendo due cruciali eventi per la guerra: lo sbarco in Sicilia e quello in Normandia.

Il suo motto era:

“Ciò che è importante raramente è urgente, ciò che è urgente raramente è importante.”

Con questa differenziazione l’ex presidente USA mette in risalto la differenza tra le attività o gli obiettivi importanti e quelli urgenti, definendo i primi come soggettivi, perché importanti per qualcuno o qualcosa, mentre i secondi oggettivi, perché necessari per procedere su svariati fronti. Ecco che vengono a crearsi 4 categorie di task in base a questi due criteri.

matrice di Eisenhower
Fonte: Be One Lab

Questa divisione è necessaria in ambito lavorativo, ma da non sottovalutare anche nella propria vita privata per evitare stress inutili o disorganizzazione. Solitamente le persone si focalizzano sulle attività relative ai quadranti fare e delegare, quindi su tutte quelle azioni percepite come urgenti, perdendo molto del loro tempo.

Al contrario potrebbero investirlo per le attività del quadrante decidere, meno urgenti ma ugualmente importanti, così da evitare che le urgenze prendano il sopravvento su quelle rilevanti che richiedono più qualità e soprattutto più tempo. Nella gestione della propria quotidianità – lavorativa o non – è essenziale avere ogni giorno una scaletta con i compiti divisi nei vari quadranti per capire fin da subito quali sono le priorità e quali le attività importanti a cui dedicare più tempo.

Gli strumenti digitali per la gestione del tempo

Nulla togliendo al buon vecchio “carta e penna”, alcuni software oggi ci aiutano a pianificare il lavoro in modo rapido ed efficace, tra questi citiamo:

  • Google calendar, per gestire le proprie attività, le tempistiche e i meeting;
  • Trello per organizzare bacheche con task da risolvere e tenere traccia di tutte le attività svolte;
  • Slack, ideale per i team che lavorano da remoto e hanno bisogno di una comunicazione costante, ma non invasiva dei propri canali personali;
  • Toggl Track, utile per tracciare il tempo speso su diversi progetti/clienti.

Sicuramente gli strumenti ci vengono in aiuto, ma pianificare il proprio lavoro richiede di impostare una forma mentis di base e soprattutto di dedicare impegno alla parte decisionale e organizzativa. È necessario capire quali sono le priorità, le attività urgenti e quelle importanti non solo per il bene dell’azienda, ma soprattutto per il bene del proprio tempo.

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